Udlæg for eksterne brugere – Københavns Universitet

Videresend til en ven Resize Print Bookmark and Share

Koncern-økonomi > Udlæg

Udlægsafregning - hvis du ikke er ansat på KU 

Har du udlæg på vegne af Københavns Universitet, kan du få dem refunderet via systemet RejsUd. Det er vigtigt, at du gemmer og scanner alle kvitteringer. På den måde har du dokumentation for dine udgifter. Rejser under 24 timer skal også afregnes som et udlæg.

Første gang du logger på RejsUd

Trin 1) Log på med midlertidig adgangskode

Din midlertidige adgangskode er sendt til dig pr. mail

Log på RejsUd ved at taste følgende:

  • Bruger-ID: KU+fødselsdato (KUddmmåå) - vil også fremgå af fremsendte mail (Da din fødselsdato allerede kan være brugt, vil der i nogle tilfælde være tilføjet et ekstra ciffer, hvilket vil fremgå af fremsendte mail).
  • Adgangsord: Kodeord fremgår af fremsendte mail.
  • Institution: Københavns Universitet.

Trin 2) Opret ny adgangskode

Når du er logget på RejsUd, skal du skrive den midlertidige adgangskode i feltet 'Nuværende adgangskode'. Din nye adgangskode skal være mindst otte (8) karakterer lang, og den skal indeholde både store og små bogstaver og tal. Afslut med 'Skift kodeord'.

Sådan afregner du dit udlæg

Inden du går i gang, skal du huske at indscanne dine kvitteringer og bilag.

Trin 1) Opret udlæg

  • Log på RejsUd
  • Klik på 'Opret dokument'
  • Klik på'Udgiftsafregninger'.
  • Klik efterfølgende på 'Næste trin'

Nu skal du gøre følgende:

  • Angiv en anledning.
  • Skriv en forklaring.
  • Klik til sidst på 'Rediger'.

Trin 2) Indsæt regnskabsoplysninger

(Disse oplysninger kan du få af din kontaktperson på KU)

  • Tilføj afregningstype.
  • Angiv sted.
  • Klik på 'Gem og forsæt'.
  • klik på 'Næste trin'.

Læs mere på side 5-7 i vejledningen for udgiftshaver i boksen til højre.

Trin 3) Vedhæft kvitteringer og bilag

  • Klik på nederste faneblad 'Bilag'.
  • Vælg 'Ny vedhæftning'.
  • Vælg fil - tryk på 'Gennemse'.
  • Gem og forsæt
  • Klik 'Afslut og send'.

RejsUd giver dig nu besked, om at din udlægsafregning er udført.

Mistet bilag

Hvis du har mistet et bilag under rejsen, skal du udfylde en Tro-og loveerklæring, som erstatning for det manglende bilag.

Tro-og loveerklæring