Rejseafregning for eksterne brugere – Københavns Universitet

Videresend til en ven Resize Print Bookmark and Share

Koncern-økonomi > Rejseafregning

Rejseafregning - hvis du ikke er ansat på KU

Når du skal på tjenesterejse på vegne af KU, skal du huske at gemme relevante bilag og kvitteringer. På den måde kan du få evt. udlæg refunderet, når du kommer hjem. Er din tjenesterejse kortere end 24 timer, skal du i stedet afregne rejsen som et udlæg.

Første gang du logger på RejsUd

Trin 1) Log på med midlertidig adgangskode

Du modtager en mail om, hvordan du kommer på RejsUd.

Log på RejsUd ved at taste følgende:

  • Bruger-ID: KU+fødselsdato (KUddmmåå) - vil også fremgå af fremsendte mail (Da din fødselsdato allerede kan være brugt, vil der i nogle tilfælde være tilføjet et ekstra ciffer, hvilket vil fremgå af fremsendte mail).
  • Adgangsord: Kodeord fremgår af fremsendte mail.
  • Institution: Københavns Universitet.

Trin 2) Opret ny adgangskode

Når du er logget på RejsUd, skal du skrive den midlertidige adgangskode i feltet 'Nuværende adgangskode'. Din nye adgangskode skal være mindst otte (8) karakterer lang, og den skal indeholde både store og små bogstaver og tal. Afslut med 'Skift kodeord'.

Sådan afregner du din rejse


Ved rejser, der varer over 24 timer, skal du følge vejledningen nedenfor. Hvis din rejse varer under 24 timer, skal du afregne rejsen som et udlæg.

Inden du går i gang, skal du huske at have dine indscannede kvitteringer og bilag klar.

Trin 1) Opret rejseafregning

  • Log på RejsUd
  • Klik på 'Opret nyt dokument'
  • Klik på 'Rejseafregning'
  • Klik på 'Næste trin'.

 

Indsæt basisdata

  • Udfyld land, by, rejseformål samt start- og slutdato plus tidspunkt.
  • Vælg 'Time/dagpenge'.
  • Indsæt 'Anledning'.
  • Angiv en forklaring.
  • Klik på 'Rediger'.

Trin 2) Indsæt regnskabsoplysninger

(Disse oplysninger kan du få af din kontaktperson på KU)

  • Vælg 'Afregningstype'.
  • Angiv 'Sted'.
  • Angiv 'Alias'.
  • Angiv 'KU Specifikation'.
  • Vælg 'Gem og fortsæt'.
  • Vælg 'Næste trin'.

Trin 3) Oplysninger om time/dagpenge og øvrige udgifter i forbindelse med rejsen
Nederst i skærmbilledet er en række faneblade:

1. Kørsler - Registrer kørsel i egen bil i forbindelse med rejsen. Klik på 'Ny tur' og registrer informationer om kørslen

2. Udgifter - Udlæg registreres ved at klikke på 'Ny udgift'.
Under rejsedage skal selvbetalte måltider registreres. Systemet er sat til at alle måltider er inkluderet på nær morgenmad den 1. dag.

3. Kommentarer - Mulighed for indsætning af kommentarer til rejseafregningen

4. Vedhæft kvitteringer og bilag

Scan og vedhæft bilag i form af udgiftsbilag og kvitteringer for kontante udlæg. Der må gerne være mere end et bilag pr. vedhæftning.

  • Vælg fanebladet 'Bilag' nederst på siden.
  • Vælg 'Ny vedhæftning'.
  • Klik på 'Gennemse' for at vælge fil.
  • Vælg 'Gem og forsæt'
  • Vælg 'Næste trin'

Trin 4) Afslut din rejseafregning.

  • Vælg 'Afslut og send'.

RejsUd giver dig nu besked om, at din rejsesafregning er videresendt til kontrol og godkendelse.

Mistet bilag

Hvis du har mistet et bilag under rejsen, skal du udfylde og vedhæfte en Tro- og loveerklæring, som erstatning for det manglende bilag.

Tro-og loveerklæring