Styringsmodel for KU´s Indkøbspolitik – Københavns Universitet

Videresend til en ven Resize Print Bookmark and Share

Koncern-økonomi > Indkøbspolitik > Styringsmodel for KU´s...

Styringsmodel for KU's Indkøbspolitik

Styringsmodellen beskriver, hvorledes planlægning, udførelse, opfølgning og eventuelle korrigerende handlinger sker inden for rammerne af indkøbspolitikken. For en nærmere beskrivelse af de roller, som er nævnt her, herunder deres ansvar og kompetencer, se KU's Indkøbsorganisationen. 

Styringsmodellen er lavet med udgangspunkt i den såkaldte PDCA-model (Plan, Do, Check, Act), som også anvendes til beskrivelse af KU's budgetmodel. Modellen omtales ofte som en styringssløjfe. Modellen har fire styringsfaser:

  • Plan (Plan), som omfatter planer og mål for det kommende år
  • Udfør/registrer (Do), som omfatter de daglige opgaver med sigte på at realisere planen: Udbud og bestilling, men også vedligeholdelse, kommunikation og uddannelse
  • Rapportér/opfølg (Check), som omfatter udarbejdelse af opfølgningsrapporter til beslutningstagere
  • Korrigér/lær (Act), som omfatter dels beslutninger om korrigerende handlinger ved afvigelser for at sikre at planer/mål nås og dels læring ved at erfaringer fra den udførende del opsamles og bruges som input til planlægning af næste periode 

Hver enkelt fase er yderligere beskrevet i de følgende afsnit.

Planlægningsfasen
Udførelses-/registreringsfasen
Rapporterings-/opfølgningsfasen
Korrigerings-/læringsfasen

Til toppenPlanlægningsfasen

Planlægningsfasen omfatter alle aktiviteter med henblik på at fastlægge plan for udbud eller genudbud af KU indkøbsaftaler for det kommende år, samt på at fastlægge resultat- og budgetmål på indkøbsområdet inden for hver organisatorisk enhed. Fasen består af følgende hovedaktiviteter:

  • Indkøbssektionen udarbejder oplæg til en udbudsplan fordelt på varekategorier, indeholdende plan for kommende udbud af KU indkøbsaftaler, herunder tidspunkter for igangsættelse, tilbudsrunde, kontraktindgåelse og effektuering. For hver varekategori eller indkøbsaftale udarbejdes ligeledes forslag til indkøbsstrategi, eksempelvis centrallager, mange små leverandører, få store leverandører etc.
  • Udbudsplanen godkendes årligt af direktørkoordineringen. Når udbudsplanen er godkendt er den tilgængelig på eu-supply.com
  • Direktørkoordineringen vedtager på baggrund af indstilling fra Koncern-økonomi resultat- og budgetmål på indkøbsområdet pr. organisatorisk enhed. Det vil primært omfatte højere anvendelsesgrad af KU indkøbsaftaler inden for bestemte varekategorier - enten eksisterende eller de nye, som fremgår af udbudsplanen
  • Resultat-/budgetmål indgår som en del af de normale budgetforhandlinger, som foregår mellem ledelsen og fakulteterne

Til toppenUdførelses-/registreringsfasen

Udførelses- og registreringsfasen indeholder alle de aktiviteter, som både ligger inden for rammerne af planerne, men også inden for indkøbspolitikken generelt. Denne fase består således af en række aktiviteter, både af projektkarakter og daglige arbejdsopgaver. Hovedaktiviteterne er:

  • Gennemførelse af udbud
    - Indkøbssektionen nedsætter en projektgruppe bestående af indkøbskoordinatorer subsidiært bestillere med markeds-, vare- og leverandørkendskab inden for det område, hvor der skal gennemføres udbud. Hertil kommer repræsentanter fra Indkøbssektionen med specialistkompetencer i udbud, kontrakter og EU-udbudsregler
    ­- Projektgruppen specificerer krav til kvalitet, muligheder for substitution, lager, samlet volumen etc. som grundlag for Indkøbssektionens udbudsmateriale
    ­- Projektgruppen udarbejder udbudsmateriale, afholder udbudsforretninger, indgår KU indkøbsaftaler i henhold til gældende love og regler
    ­- Efter valget af leverandører på baggrund af udbuddet, indgåelse af KU indkøbsaftaler og/eller leverandørkontrakter opdaterer Indkøbssektionen www.indkoeb.ku.dk
    ­Indkøbskoordinatorerne sørger i samarbejde med Indkøbssektionen for at informere den øvrige organisation i deres område om indholdet af de indgåede aftaler
  • Udnævnelse og vedligeholdelse af oplysninger om bestillere
    ­- Bestillerne udpeges af hhv. institutleder, fakultetsdirektør og vicedirektør/FA chef. Der udnævnes 2-3 bestillere pr. varekategori pr. sted - se dokumentet 'Indkøbsorganisation' for hvor indkøb inden for hver varekategori er organisatorisk forankret
    ­- Indkøbskoordinatorerne sørger for registrering af bestillere hos Indkøbssektionen
    - ­Indkøbssektionen publicerer oversigten over udpegede indkøbskoordinatorer og bestillere pr. varekategori pr. sted på www.indkoeb.ku.dk
    ­- Indkøbssektionen sender nyhedsbreve ud til samtlige registrerede bestillere og indkøbskoordinatorer - endvidere holder Indkøbssektionen periodevis kurser
  • Bestilling af varer og tjenester
    - Kun udpegede bestillere må bestille hos leverandører - medarbejdere/ledere kan således ikke handle med leverandørerne
    ­- Medarbejderne bestiller derfor hos bestillere, modtager varen/tjenesten, kontrollerer kvalitet og mængde samt godkender faktura
    ­- Bestillere og indkøbskoordinatorer har initiativpligt til at rapportere fejl, mangler og uhensigtsmæssigheder i KU indkøbsaftaler, leverandøraftaler og den praktiske gennemførsel i driftsorganisationen (hændelser)
    ­- Oplever bestillere, at der er varer eller tjenester, som ikke findes på KU indkøbsaftale, rapporteres det som en mangel
    - Indkøbssektionen skal give en tilbagemelding til bestilleren ift. hvorvidt der findes en passende substitutionsvare på KU indkøbsaftale eller om varen kan bestilles uden for aftale
    ­- Hændelser rapporteres til Indkøbssektionen, som registrerer alle hændelser med henblik på periodevis opfølgning/læring

Indkøbskoordinatorerne er organisatorisk placeret i driftsorganisationen og er i indkøbsaftalernes levetid samtidig medejere af dem. De er dermed den direkte kobling mellem stabs- og driftsorganisation, og som sådan et meget vigtigt element i styringsmodellen.

Bestillerregistret administreres og vedligeholdes af Indkøbssektionen og er publiceret på www.indkoeb.ku.dk med henblik på sikring af hensigtsmæssig kommunikation, uddannelse og vejledning fra Indkøbssektionen til alle bestillere.

Til toppenRapporterings-/opfølgningsfasen

Rapporterings- og opfølgningsfasen omfatter de rapporter og opfølgningsrutiner, som gennemføres i forhold til udbudsplan og de resultat-og budgetmål, som er fastlagt inden for de enkelte ansvarsområder.

Kvartalsvis udarbejder Indkøbssektionen opfølgningsrapporter til direktør, fakultetsdirektører og økonomichefer.

Opfølgningsrapporterne dokumenterer det enkelte fakultets indkøbsvolumen pr. varekategori og rapporterne er underopdelt pr. institut. Rapporterne præsenterer desuden sammenligning med forrige kvartal.

Pr. varekategori vises endvidere:

  • Antal leverandører
  • Antal private udlæg
  • Andel af indkøb købt på KU indkøbsaftale (inkl. SKI aftaler godkendt af Indkøbssektionen)
  • Andel af indkøb købt på SKI aftale (som ikke er godkendt af Indkøbssektionen)
    Andel af indkøb købt uden for aftale
  • % -vis fordeling af indkøbet på KU indkøbsaftale/på ikke godkendt SKI aftale/uden for aftale

Per institut/fakultet dokumenteres

  • Antal fakturaer pr. beløbsinterval
    - Under 100 kr.
    - Under 500 kr.
    - Under 1000 kr.

Fakultetsdirektører og økonomichefer sørger for videre distribution af rapporter til institutniveau.

Det overordnede ansvar for at efterkomme indkøbspolitikken ligger hos institutledere, fakultetsdirektører og vicedirektører/FA chefer, og det er derfor deres opgave på baggrund af rapporterne i nødvendigt omfang at justere adfærden i deres del af organisationen, så resultatmålene for indkøb på KU indkøbsaftale kan imødekommes.

Opfølgningen sker som hovedregel pr. varekategori og er igangsat inden for følgende varekategorier:

  • Laboratoriemateriale (forbrugsvarer)
  • Publikation
  • Kontorhold
  • Inventar
  • Vikarhjælp
  • Dataforbrugsartikler
  • Flytning
  • It

Til brug for monitorering af adfærd både hos leverandører og bestillere udarbejder Indkøbssektionen periodevis en varerapport, som viser:

  • Prisafvigelse mellem varekatalog og faktura
  • Indkøb af varer uden for varekatalog
  • Overholdelsesgrad af leveringstid
  • Indkøb af ikke-bestillere
  • Gebyrer

Denne rapport indgår i den løbende evaluering af leverandørernes overholdelse af kontrakten. Sammen med bestillere og indkøbskoordinatorers tilbagemeldinger på aftalernes overensstemmelse med forventningerne, herunder hændelser, er det et af Indkøbssektionens primære værktøjer i denne opfølgning.

De overordnede mål med indkøbspolitikken, som successivt bliver indarbejdet som resultatmål for de enkelte varekategorier er:

  • Andelen af indkøb købt på KU indkøbsaftale (inkl. SKI-aftaler godkendt af Indkøbssektionen) skal være mindst 80% (målt i kr.)
  • Ingen private udlæg
  • Ingen indkøb på kreditkort
  • Ingen fakturaer på mindre end kr. 100,-
  • Max. 5% af fakturaer må være på mindre end kr. 500,-

Understøttende opfølgningsparametre:

  • Andelen af indkøb købt på SKI-aftaler, der ikke er godkendt af Indkøbssektionen, eller købt helt uden for aftale må ikke overstige 20% af det samlede indkøb (målt i kr.) 
  • Antallet af leverandører skal være faldende
  • Antallet af bilag skal være faldende

Indkøbssektionen følger op på overholdelsen af selve indkøbspolitikken på de samme parametre og rapporterer kvartalsvis om linjeorganisationens målopfyldelse til fakultetsledelsen og Universitetsdirektøren.

Til toppenKorrigerings-/læringsfasen

Korrigerings- og læringsfasen omfatter dels de aktiviteter, som igangsættes ved afvigelser og manglende målopfyldelse og dels de læringsaktiviteter, som skal sikre at erfaringer fra bestillere, indkøbskoordinatorer og andre systematisk opsamles og sammen med indkøbsstatistik evalueres.

Ved afvigelser i forhold til resultatmål har fakultetsdirektørerne initiativpligten til både at orientere Koncern-økonomi og at iværksætte korrigerende handlinger for at sikre at resultatmålene nås. Der er ved fakultetsmøderne i forbindelse med den kvartalsvise opfølgning på økonomiområdet en løbende dialog omkring fakulteternes præstation i forhold til resultatmålene for indkøb.

Indkøbssektionen har en tilsvarende forpligtelse til at rapportere afvigelser i forhold til udbudsplanen. Universitetsdirektøren har ansvaret for en evt. manglende udrulning af udbudsplanen. Dette ansvar er de facto delegeret til Vicedirektøren for Koncern-økonomi.

Indkøbssektionen og indkøbskoordinatorerne evaluerer ligeledes årligt leverandørernes leveranceevne i forhold til KU indkøbsaftaler. Denne evaluering udgør beslutningsgrundlaget ved kommende genudbud. Dispositioner fra brug af KU indkøbsaftaler indgår i erfaringsgrundlaget, når udbudsplanen for det kommende år udarbejdes. Samtidig vurderer de den interne adfærd i forhold til aftalen/kontrakten, og i tilfælde af manglende målopfyldelse evalueres særligt på egen evne til kommunikation/vejledning.