Befordringsgodtgørelse for eksterne brugere – Københavns Universitet

Videresend til en ven Resize Print Bookmark and Share

Koncern-økonomi > Befordringsgodtgørelse

Befordringsgodtgørelse - hvis du ikke er ansat på KU

Hvis du har brugt din egen bil på vegne af Københavns Universitet, kan du få refunderet dine kørselsudgifter. For at få refusion skal du gemme alle kvitteringer f.eks. for broafgift, færge eller parkering. Du afregner dine udgifter vha. systemet RejsUd.

Første gang du logger på RejsUd

Du modtager en mail om, hvordan du kommer på RejsUd.

Trin 1) Log på med midlertidig adgangskode

Din midlertidige adgangskode er sendt til dig pr. mail

Log på RejsUd ved at taste følgende: 

  • Bruger-ID: KU+fødselsdato (KUddmmåå) - vil også fremgå af fremsendte mail (Da din fødselsdato allerede kan være brugt, vil der i nogle tilfælde være tilføjet et ekstra ciffer, hvilket vil fremgå af fremsendte mail).
  • Adgangsord: Kodeord fremgår af fremsendte mail.
  • Institution: Københavns Universitet.

Trin 2) Opret ny adgangskode

Når du er logget på RejsUd, skal du skrive den midlertidige adgangskode i feltet 'Nuværende adgangskode. Din nye adgangskode skal være mindst otte (8) karakterer lang, og den skal indeholde både store og små bogstaver og tal. Afslut med 'Skift kodeord'.

Sådan afregner du din befordringsgodtgørelse


Ved rejser der varer over 24 timer, skal du afregne din befordringsgodtgørelse som en del af rejseafregningen. Hvis din rejse varer under 24 timer, skal du afregne din befordringsgodtgørelse som et udlæg. I afregningens trin 3 bruger du fanblendene "Kørsler" og "Udgifter til at afregne din befordringsgodtgørelse.

Inden du går i gang, skal du huske at indscanne kvitteringer og bilag.

Trin 1) Opret rejseafregning

  • Log på RejsUd
  • Klik på 'Opret nyt dokument'.
  • Klik på 'Rejseafregning'.
  • Klik på 'Næste trin'.

Indsæt basisdata

  • Udfyld land, by,rejseformål samt start- og sluttidspunkt.
  • Vælg 'Time/dagpenge'.
  • Indsæt 'Anledning'.
  • Angiv en forklaring.
  • Klik på 'Rediger'.

Trin 2) Indsæt regnskabsoplysninger

(Disse oplysninger kan du få af din kontaktperson på KU

  • Vælg 'Afregningstype'.
  • Angiv 'Sted'.
  • Angiv 'Alias'.
  • Angiv 'KU Specifikation'
  • Vælg 'Gem og fortsæt'.
  • Vælg 'Næste trin'

Trin 3) Indtast kørselsoplysninger

  • Klik på fanebladet ’Kørsler’.
  • Klik på ’Ny tur’.
  • Vælg dag.
  • Vælg køretøj (Privat bil/motorcykel, lav sats).
  • Vælg rute.
  • Angiv antal kilometer kørt.
  • Angiv forklaring.
  • Klik på ’Vedhæft bilag’. Har du flere forskellige bilag, er det nemmeste at nummerere alle bilag og samle dem under én vedhæftning under fanebladet 'Bilag'.
  • Klik på ’Gennemse’ for at vedhæfte dine bilag.
  • Klik på ’Gem og fortsæt’.

Skal den angivne rute gentages til andre dage eller til samme dag, skal du klikke på ’Kopier kørsel’.

  • Klik på ’Gem og fortsæt’.

Trin 4) Indtast udgiftsoplysninger

  • Klik på fanebladet 'Udgifter'
  • Klik på 'Ny udgift'
  • Vælg 'udgiftstype' (f.eks. 'Transport' eller 'Broafgift')
  • Vælg 'Dag'
  • Angiv 'Sum'
  • Vælg 'Kontantudlæg' under 'Betalingsmåde'
  • Angiv forklaring
  • Klik på 'Vedhæft bilag'. Har du flere forskellige bilag, er det nemmeste at nummerere alle bilag og samle dem under én vedhæftning under fanebladet 'Bilag'.
  • Klik 'Gennemse' for at vedhæfte dine bilag.
  • Afslut ved at klikke 'Ge  og fortsæt'
  • Vælg 'Næste trin'

Trin 5) Afslut befordringsafregning

  • Klik på 'Afslut og send'.

RejsUd giver dig nu besked om at din rejseafregning er udført.

Mistet bilag

Hvis du har mistet et bilag under rejsen, skal du udfylde og vedhæfte en Tro-og loveerklæring, som erstatning for det manglende bilag.

Tro-og loveerklæring